Väčšina firiem, ktoré sa nakoniec rozrastajú, začala ako malé spoločnosti Apple® a Microsoft®. Niektorí z nich začali z garáže a nakoniec sa stali svetovým menom domácnosti. Pravda je, že okrem fantastického podnikateľského nápadu, odhodlania, disciplíny, odhodlania a pozornosti k detailom sú niektoré zo základných atribútov, ktoré spôsobujú, že malý podnik rastie tak veľký.
Ak ste podnikateľom, ktorý prevádzkuje malý podnik alebo ste v oblasti maloobchodu, jedným z kľúčov, ktoré by ste potrebovali, aby vaše podnikanie rástlo a stalo sa vysoko ziskovým, je zavedenie procesu, ktorý zabezpečí účinnú správu zásob. Tvrdenie, že „maloobchod je detail“, správne opisuje koncepciu efektívneho prístupu k riadeniu zásob pre malé podniky; Stačí, ak budete chcieť, aby sa rozrastal, musíte venovať pozornosť všetkým aspektom svojej malej firmy.
Dôležitosť riadenia zásob pre majiteľov malých podnikov
Nič neposiela zákazníka do rúk konkurenta ako neadekvátny inventár. Zároveň nič nezabije hotovostný tok a prípadne ziskovosť, ako je nadmerný inventár.
Ako podnikateľ musíte udržiavať vyvážený inventár, aby ste predišli strate zákazníkov, ako aj tomu, aby ste neuchovávali nadbytočné zásoby. Preto musíte mať veľmi solídny systém riadenia zásob. Tu sú niektoré z dôležitých výhod riadenia zásob.
a. Prevencia stavu zásob
Predstavte si, že váš najbližší obchod s potravinami je neustále mimo vašej obľúbenej značky obilnín a potom budete počuť o inom obchode, ktorý nie je príliš ďaleko, aby takmer nikdy nedošiel k tej istej značke. Samozrejme by ste začali navštevovať nový obchod, aby ste si položili ruky na svoju obľúbenú značku obilnín.
A nakoniec, keďže by bolo pre vás nepohodlné nakupovať potraviny v dvoch rôznych obchodoch, musíte si vybrať jeden obchod - a to by samozrejme mal byť obchod, ktorý má vždy to, čo potrebujete na sklade. Váš najbližší obchod s potravinami bohužiaľ stratil zákazníka kvôli jeho zlej správe zásob.
Vždy sa musíte snažiť uspokojiť potreby svojich zákazníkov zabezpečením prístupu k vašim produktom za každých okolností a najlepším spôsobom, ako to dosiahnuť, je prostredníctvom riadnej správy zásob.
b. Vyhnite sa nadmerným zásobám
Samotné nadmerné zásobovanie je samo o sebe problémom. Ak skladujete príliš veľa tovaru, je pravdepodobné, že nebudete schopní všetky z nich včas predať a existuje vysoká pravdepodobnosť, že niektoré položky sa pokazia alebo dokonca zastarajú, čo vedie k veľkým stratám pre vaše podnikanie.
c. Znížené náklady na držbu-: Náklady na vedenie zásob veľmi úzko súvisia s veľkosťou zásob. Ak budete mať správne množstvo zásob, nemuseli by ste príliš minúť za skladovanie, údržbu, personálne zabezpečenie a všetky ďalšie náklady na držbu.
d. Zníženie krádeže a krádeže
Ďalším problémom, ktorý prichádza so správou zásob, ktorému správnemu riadeniu zásob pomáha predchádzať, je zníženie krádeží. Vždy existujú nečestní zamestnanci alebo zákazníci, ktorí sa pokúšajú „pomôcť“ s niektorými výrobkami spoločnosti. Správnou správou a monitorovaním zásob by ste mohli ľahko zistiť a riadiť takéto situácie.
e. Riadenie pracovného kapitálu
Potrebujete prevádzkový kapitál na riadenie všetkých aspektov svojho podnikania. Ak sa však pri skladovaní tovaru potopíte príliš veľa finančných prostriedkov, môžu utrpieť aj ďalšie aspekty vášho podnikania, pretože na vykonávanie iných činností by nebolo dosť finančných prostriedkov.
Správa zásob vám pomôže držať iba príslušné množstvo zásob. Vaše zásoby nebudú také veľké, že by ste do toho museli potopiť príliš veľa pracovného kapitálu. A nebude to také málo, aby váš pracovný kapitál nebol efektívne využitý.
f. Primerané suroviny
Správa zásob je pre výrobcov ešte dôležitejšia, pretože v žiadnom momente nemáte dovolené minúť suroviny. Ak vám dôjdu suroviny alebo nevyhnutná prísada do výroby, môže to viesť k následným stratám, ako je strata mzdy vyplácaná robotníkom, strata času a ďalšie takéto straty. Výrobcovia používajú riadenie zásob na zabezpečenie toho, aby boli vždy k dispozícii príslušné množstvá výrobných materiálov.
g. Presné účtovníctvo zisku
Zásoby sú obchodné aktíva ako také. A keď pripravujete finančný výkaz, musíte uviesť presnú hodnotu vášho aktuálneho inventára. Bez riadnej správy zásob by ste prinajlepšom získali predpokladanú alebo dokonca prehnanú postavu. To tiež automaticky znamená nafúknuté zisky a nepresné finančné správy.
h. Re-objednanie
Správa zásob vám pomôže vedieť, kedy je potrebné opätovne objednať položky, ktoré nie sú na sklade. Pomáha tiež vyhnúť sa časovým oneskoreniam v procese opätovného objednávania. Niekedy, keď zmeníte poradie niektorých dôležitých výrobných materiálov, by dodávateľ potreboval čas na spracovanie vašej objednávky a doručenie vám. Pri správnom riadení zásob by ste prišli na časový limit každého dodávateľa a v primeranom čase by ste mohli znova objednať.
i. Efektívnosť skladu
Ak máte veľmi veľký sklad alebo niekoľko skladov, je ťažké vedieť, ktorý sklad má v držbe aké položky, čo vedie k zbytočným oneskoreniam vo výrobnom procese. Pri adekvátnej správe zásob môžu byť tieto problémy odstránené alebo znížené na minimum. Pomáha tiež výrazne znížiť náklady na skladovanie.
j. Identifikácia potenciálnych problémov
Správna správa zásob uľahčuje rýchlu identifikáciu potenciálnych problémov s výrobou, ktoré súvisia so správou zásob, a umožňuje vám tiež rýchlo konať.
Aj keď sledovanie zásob nie je príjemnou úlohou, je to kľúčový aspekt fungovania úspešného podnikania. Mať dobrý systém na sledovanie vášho inventára a predaja vám pomôže zistiť, aký tovar máte na sklade, čo ste predali, čo je stále na objednávke a kedy prídu vaše objednávky.
S takýmto systémom môžete rýchlo rozpoznať rýchlo sa predávajúce výrobky, ktoré potrebujete preobjednať a pomaly predávať výrobky, ktoré musíte buď označiť, alebo agresívnejšie propagovať. Pravidelné a efektívne sledovanie inventára vám okrem toho môže pomôcť udržať mierny inventár, ktorý nie je príliš alebo príliš malý.
Príliš veľa zásob spája finančné prostriedky, ktoré by sa inak mohli použiť na prevádzkové náklady alebo na iné dôležitejšie účely. Na druhej strane, ak máte príliš málo inventára, môžete prísť o príjmy, pretože nemáte dostatok produktov na predaj. Po diskusii o dôležitosti inventarizácie a sledovania predaja sa teraz porozprávame o tom, ako sledovať zásoby a tržby vo vašej malej firme. Existuje mnoho spôsobov, ako sledovať váš inventár, a všetky tieto metódy patria do dvoch kategórií: manuálna a automatizovaná.
Dva spôsoby sledovania zásob a predaja
I. Manuálna metóda
Ak chcete sledovať inventár pomocou manuálnej metódy, začnite počítaním produktov a určte počiatočný inventár. Potom kategorizujte svoj inventár najprv podľa názvu produktu, potom podľa ďalších konkrétnych atribútov produktov, ako sú farba, veľkosť, použitie, dátum alebo štýl.
Napríklad, ak máte parfumy ako inventár, budete ich chcieť roztriediť podľa názvu, potom podľa toho, či sú určené pre mužov alebo ženy alebo pre obidve, potom podľa veľkosti. To vám uľahčí sledovanie toho, čo potrebujete a čo ste nepredali. Po triedení položiek vo vašom inventári do kategórií vytvorte tabuľku v programe Microsoft Excel, aby ste mohli sledovať svoj inventár a predaj.
Jednoducho vytvorte pracovný hárok pre každý produkt a uveďte počiatočný počet zásob pre daný produkt. Od tohto okamihu upravte počiatočný počet zásob podľa potreby. To znamená, že odpočítajte všetok predaj každého produktu z vášho registra a pridajte doňho nové príchody. Urobte to najmenej raz týždenne a podľa potreby upravte celkovú inventúru.
Program Microsoft Excel bude stačiť, ak máte v inventári menej ako 10 rôznych položiek. Ak však máte v inventári viac ako 10 položiek, lepšou možnosťou je vytvoriť databázu inventára v programe Microsoft Access. Program Microsoft Access ponúka šablóny inventára, ktoré sú poloautomatizované, atraktívnejšie a ľahšie použiteľné. Môžete si tiež vytlačiť vhodné správy o zásobách, aby ste mohli sledovať predaj, prírastky do zásob a výnosy. Stále však nie je tak účinný ako plne automatizovaný systém.
II. Automatizovaná metóda
Ak prevádzkujete firmu, ktorá má vo svojom inventári niekoľko rôznych položiek (napríklad maloobchod), budete musieť použiť automatizovaný systém, pretože manuálna metóda sledovania zásob a predaja bude príliš ťažkopádna, ak bude vôbec uskutočniteľná.
Aj keď existuje veľa automatizovaných metód, najbežnejšou a najúčinnejšou je integrácia profesionálneho softvéru na správu zásob so snímačom čiarového kódu a registrami vo vašom obchode. Každý produkt má jedinečný čiarový kód, ktorý je naskenovaný v mieste pokladne. Čiarový kód obsahuje cenu a ďalšie dôležité informácie o položke.
Keď snímač čiarových kódov zistí a zaregistruje produkt na predaj, automaticky zaznamená predaj a odpočíta počet kusov zakúpenej položky z celkového počtu zostávajúcich kusov v obchode. Toto sa uskutoční v priebehu niekoľkých sekúnd.
Ďalšia metóda spočíva v použití rádiofrekvenčnej identifikácie, ktorá označí každú položku inventára plastovou značkou, ktorá obsahuje programovateľný mikročip a malú anténu. Štítky obsahujú relevantné informácie o každom produkte a môžu ich prečítať špeciálne ručné čítačky.
Aj keď je táto možnosť nákladnejšia ako používanie čiarových kódov, má mnoho výhod. Štítky sa dajú čítať z veľkej vzdialenosti. Obrovskú hromadu označených položiek je možné prečítať naraz a informácie o značkách je možné okamžite aktualizovať, keď sa položky presunú z jedného bodu do druhého vo vašom obchode. Zaujímavé je, že značky môžu byť nastavené tak, aby spustili alarm, keď položka opustí obchod - čím sa zabráni krádeži označeného tovaru.
Ak teda predávate predmety, ktoré sú veľmi drahé, napríklad šperky, mali by ste s touto voľbou lepšie. Aj keď sledujete predaj a inventár pomocou automatizovaného systému, vykonajte manuálnu kontrolu najmenej raz ročne, aby ste sa uistili, že ste nestratili niektoré položky inventára.
10 účinných tipov na správu zásob pre malé podniky
Pravda je, že ak nebudete mať riadne záznamy o všetkých transakciách produktov a služieb vo vašom podnikaní, pravdepodobne budete mať ťažkosti so ziskom a určite to ovplyvní vaše rozpočty. Zlé riadenie zásob je v skutočnosti súčasťou bankrotu spoločnosti. Teraz si rýchlo prečítajte 10 účinných tipov na správu zásob pre malé firmy:
1. Vytvorte špeciálny Excel Spread Shit pre denné inventarizáciu
Jednou zo základných vecí, ktorú musíte urobiť, aby ste zabezpečili efektívne riadenie zásob pre svoju malú firmu, je vytvorenie špeciálnej excelentnej sračky na účely denného skladovania. Napríklad, ak prevádzkujete obchod s mamou a popom a nemôžete si dovoliť prispôsobený softvér, môžete si vytlačiť excelentný spread sračiek a urobiť manuálne inventarizáciu; viazaná kniha môže slúžiť dokonca na rovnaký účel.
2. Zaistite, aby bol každý tovar, ktorý vstupuje do vášho skladu, zdokumentovaný rôznymi úradníkmi
Ďalším tipom, ktorý vám zaručí efektívnu správu zásob pre vašu malú firmu, je zabezpečiť, aby bol každý tovar, ktorý vstupuje do vášho skladu alebo skladu, zdokumentovaný iným úradníkom. Tento proces je jednoduchý, akonáhle kamión dovezie tovar do vášho skladu, vodič nákladného automobilu predloží svojmu bezpečnostnému technikovi pri bráne, bezpečnostný pracovník potvrdí a zoberie svoje vlastné zásoby a potom vedúci skladu tiež by mal brať svoje vlastné zásoby oddelene od ochrancu.
4. Požiadajte vývojárov softvéru o vývoj softvéru prispôsobeného inventára pre vaše podnikanie
K dispozícii je prispôsobený softvér zásob, ktorý zaisťuje efektívnu správu zásob; pomôže vám vytvárať faktúry a generovať príjmy za všetky obchodné transakcie. Pravda je, že väčšina malých firiem nemusí byť schopná zaplatiť vývojárovi softvéru, ktorý im pomôže vyvinúť prispôsobený softvér pre ich podnikanie. Ak si môžete dovoliť prispôsobený softvér pre svoje podnikanie, urobte to všetkými prostriedkami.
4. Vynútiť povinné vystavenie dokladu pre každú obchodnú transakciu
Ďalším tipom na efektívnu správu zásob pre malé podniky je vynútiť vydávanie potvrdení pre každú obchodnú transakciu. V skutočnosti je vydávanie potvrdení elektronickou cestou v móde. Pomôže to vášmu podnikaniu zapojiť medzery, ktoré môžu viesť k vášmu podnikaniu.
5. Povzbudzujte používanie POS stroja oproti hotovosti
Ak chcete pre svoju malú firmu implementovať efektívnu štruktúru riadenia zásob, musíte podporovať bezhotovostné transakcie. Použitie stroja na predaj je jedným z účinných spôsobov, ako minimalizovať podvody v malých podnikoch. S POS strojmi si môžete byť istí, že vaše predajné dievčatá / chlapci nekradnú vaše peniaze.
6. Vytvorte centrálny databázový systém:
Museli by ste vytvoriť centrálny databázový systém, najmä ak máte viac predajných miest. Centralizovaný databázový systém uľahčí ľahké sledovanie všetkých obchodných transakcií vo vašej spoločnosti v reálnom čase. Keď budete mať centralizovaný databázový systém, môžete v kancelárii alebo doma sedieť a sledovať tok svojej firmy.
7. Rozviňte svoj prispôsobený systém sledovania
Existujú rôzne sledovacie systémy, ktoré môžete zaviesť na vynútenie efektívnej správy zásob pre svoju malú firmu. Môžete sedieť so svojím tímom a určiť najlepší systém sledovania, ktorý bude vyhovovať vášmu podnikaniu. Ak však prevádzkujete nákladnú dopravu alebo taxislužbu, môžete nainštalovať sledovač automobilov do všetkých vašich nákladných automobilov a kabín - to je najjednoduchší a najpohodlnejší spôsob, ako sledovať zásoby v tomto odbore.
8. Vytvorte obchodný proces, ktorý vám pomôže získať spätnú väzbu od vašich klientov
Ďalším spôsobom, ako implementovať efektívnu správu zásob pre svoju malú firmu, je vytvorenie obchodného procesu, ktorý vám pomôže získať spätnú väzbu od vašich klientov. Napríklad v niektorých bankách by ste pri vklade hotovosti museli vložiť kópiu bankomatu do schránky v banke a tiež by ste mali byť povinní zadať podrobnosti o svojej transakcii do hlavnej knihy. Ak to vyhovuje vašej firme, môžete tento model sledovania zásob prijať.
9. Informujte svojich dodávateľov a dodávateľov o správe, ktorú od nich požadujete
Ďalším spôsobom, ako zabezpečiť efektívne riadenie zásob pre vaše malé podniky, je nadviazať kontakt s vašimi dodávateľmi a predajcami a prediskutovať vaše očakávania od nich, pokiaľ ide o zásoby. Vaša dohoda s nimi môže spočívať v tom, že získate prístup k podrobnostiam o všetkých transakciách s nimi každé dva mesiace, šesť mesiacov alebo dokonca ročne. Je to spôsob porovnávania záznamov, aby ste sa uistili, že ste na správnej ceste.
10. Najímajte poradcu pre inventarizáciu, ktorý vám čas od času pomôže skontrolovať štruktúru zásob
Napokon jednou z vecí, ktoré musíte zaviesť, aby ste zabezpečili implementáciu efektívneho štýlu riadenia zásob pre svoju malú firmu, je najať konzultanta zásob, ktorý vám pomôže občas skontrolovať správu a štruktúru zásob. Tento prístup vám pomôže opraviť chyby vo vašom obchodnom procese.
Tam to máte; 10 účinných tipov na správu zásob pre malé podniky.