Vediete stavebnú spoločnosť a chcete, aby vám duchovia neprišli o mzdu? Ak ÁNO, tu je 20 istých tipov, ako zabrániť tomu, aby pracovníci v stavebníctve boli duchov.
Čo je to pracovník duchov?
Duchovní pracovníci sú jednoducho zamestnanci, ktorí pravidelne dostávajú svoje platy od spoločnosti, ale ktorí pre uvedenú spoločnosť nepracujú.
Zamestnanecké schémy duchov sa dopúšťajú mzdoví zamestnanci, ktorí buď vytvárajú falošné identity, ktoré sú úplné s falošným SSN, adresou, telefónnym číslom atď., Alebo ktorí pokračujú vo vydávaní platieb zamestnancom, ktorí opustili spoločnosť, a odvádzajú plat k sebe. Bez ohľadu na to, akú podobu má duchový zamestnanec, je to len veľká schéma, ako ukradnúť peniaze spoločnosti.
Duchovným zamestnancom môže byť aj skutočná osoba, napríklad rodinný príslušník, ktorý nepracuje v spoločnosti, ale vyberá mzdu a buď ju zdieľa s podvodníkom, alebo si celú platbu ponecháva sebe alebo sebe.
Fenomén duchovného pracovníka je skutočný v stavebníctve, kde zvyčajne máte vždy veľa ľudí na výplatnej listine. Vzhľadom na to, že mnohí dodávatelia, zamestnanci na plný úväzok a pracovníci ad hoc platia v stavebníctve stále, je zvyčajne ťažké sledovať ich platby. Zistilo sa, že duchovní pracovníci sú vo väčších organizáciách častejšie ako menšie organizácie, kde ich možno ľahko zistiť.
Fenomén duchovných pracovníkov je jedným z najbežnejších podvodov v oblasti miezd, ktoré možno nájsť v stavebníctve. Tento spôsob podvodu sa môže prejaviť mnohými spôsobmi, ktoré môžu zahŕňať;
- Nespokojný manažér mzdovej agendy - Ak má stavebný podnik mzdového manažéra, ktorý je nešťastný a domnieva sa, že si zaslúži dodatočnú kompenzáciu, bolo by pre nich ľahké upraviť mzdové záznamy tak, aby vytvorili nového, ale fiktívneho zamestnanca, a zhromaždiť šek tohto zamestnanca pre nich. To platí najmä v prípade, ak má mzdový manažér neobmedzený a nemonitorovaný prístup k mzdovému systému.
- Podvody s viacerými zamestnancami - Toto je ďalší spôsob podvodu, ktorý sa môže objaviť v stavebníctve. Pri zložitejšom mzdovom procese, alebo ak zamestnanec nemá priamy prístup k mzdovému systému, sa môže viac zamestnancov sprisahať, že systém podvedú, a potom rozdelia peniaze, ktoré spreneveria. Jeden zamestnanec bude zvyčajne zohrávať určitú úlohu pri overovaní a schvaľovaní miezd, aby sa mohol prihlásiť na sfalšované pracovné výkazy.
- Odškodnenie rodiny / priateľov - Zamestnanec môže vytvoriť záznam v mzdovom systéme pre člena rodiny alebo priateľa tak, aby dostal výplatu od spoločnosti. V tomto prípade skutočný zamestnanec môže alebo nemusí dostávať časť tejto výplaty.
Schémy zamestnancov duchov sa môžu pohybovať od jednoduchého zadávania údajov (najmä ak falošnému zamestnancovi je vyplácaný plat), až po zložitú manipuláciu s nepravdivými výkazmi práce a presmerovaním platieb. Ak vo svojom stavebnom podnikaní nebudete pozorne sledovať mzdovú agendu, tento typ podvodu môže často zostať bez povšimnutia dosť dlhý čas a stačí krvácať spoločnosti miliónov dolárov.
Červené vlajky, ktoré môžu vo vašej stavebnej činnosti naznačovať, že pracujú s duchmi
a. Informačné anomálie zamestnanca. Vo vašej stavebnej spoločnosti si môžete všimnúť niekoľko anomálií a povie vám, že máte problém s duchovnými pracovníkmi. Ak nie je uvedené číslo sociálneho poistenia zamestnanca (SSN) alebo ak viacerí zamestnanci majú rovnaké SSN, poukazuje to na jednu vec, a to na podvod. Ak v priebehu roka dôjde k niekoľkým zmenám adresy, mali by ste byť podozriví.
b. Anomálie mzdového registra pre priame vklady. Stáva sa to, keď sa rovnaké číslo bankového účtu používa pre viacerých zamestnancov, čo môže naznačovať, že výplata duchovného zamestnanca sa ukladá na ten istý účet, ktorý používa iný zamestnanec. Toto je ďalšia červená vlajka na vedomie. Viaceré bankové účty pre výplatu jedného zamestnanca by mohli potenciálne naznačovať, že výplata zamestnanca duchov sa rozdeľuje medzi spolusšpirátorov.
c. Anomálie mzdovej kontroly. Ak sa pri platbe vo vašom podniku vydajú stavebné práce a viac šekov zamestnancovi v rámci jednej výplatnej lehoty, alebo ak obrázok z výplatnej listiny ukazuje, že bol potvrdený niekým, kto má iné meno ako príjemca, môžete mať problém na rukách,
d. Anomálie o bonusoch alebo zvýšení platov. Ak si kedykoľvek všimnete, že zamestnanec dostáva bonus odlišný od typickej distribúcie bonusov spoločnosti alebo zamestnanec dostáva viacnásobné zvýšenie platov do jedného roka, je to dôvod na vyšetrenie.
e. Trendy vo voľnom čase zamestnancov. Zamestnanec si počas celého roka nevybral platenú voľno alebo práceneschopnosť, alebo osoba, ktorá spracováva výplatnú listinu, si nikdy neberie dovolenku. Nútené dovolenky alebo striedanie povinností sú účinnou kontrolou, uviedol Wilder.
20 Istých tipov, ako predchádzať pracovníkom duchov vo vašej stavebnej spoločnosti
Kvôli veľkému počtu premenných, ktoré ovplyvňujú spôsob, akým sa pácha podvodný zamestnanecký podvod, neexistujú žiadne spoľahlivé spôsoby, ako tomu zabrániť alebo chytiť zamestnancov pri konaní. Na zníženie rizika však môžete podniknúť kroky:
- Vykonajte audity zamestnancov duchov
Vo väčšine prípadov sú duchovní zamestnanci objavení dôkladným auditom vašich záznamov o mzdách. Mali by ste mať vo svojom stavebnom priemysle niekoho, kto bude pravidelne porovnávať mzdové záznamy so správami o časových kartách a so súbormi zamestnancov, aby zistil nezrovnalosti, ako sú falošní zamestnanci, duplicitné čísla sociálneho zabezpečenia, duplicitné adresy alebo duplicitné bankové účty.
- Osobitné mzdové povinnosti
Ďalšou vecou, ktorú musíte urobiť vo svojom stavebnom podnikaní, aby ste zabránili výskytu duchovných pracovníkov, je zabezpečiť, aby rôzne časti mzdového procesu riešili rôzni ľudia. Ak je niekto zodpovedný za autorizáciu kontrol, uistite sa, že za distribúciu týchto kontrol je zodpovedný niekto iný. Ak má niekto oprávnenie vytvárať / mazať zamestnancov v mzdovom systéme, uistite sa, že zmeny overil niekto iný.
- Vyhodnoťte politiky ľudských zdrojov
Uistite sa, že pracovníci v oblasti ľudských zdrojov a miezd sú úplne informovaní o svojich politikách v oblasti ľudských zdrojov, najmä pokiaľ ide o pridávanie a odoberanie zamestnancov zo zoznamu zamestnancov. Pomôže to zabrániť tomu, aby sa informácie bývalých zamestnancov využívali na podvody s duchovnými zamestnancami.
- Zmeňte svoju mzdovú agendu
Ak máte zamestnancov, ktorí sú odmeňovaní na základe ich času, uistite sa, že máte zavedené procesy, ktoré sťažujú falšovanie časových záznamov. V ideálnom prípade použite automatizované sledovanie času, keď zamestnanci hodiny prichádzajú a odchádzajú. Na zvýšenie ochrany použite systém na sledovanie času s integrovanou formou overovania ID.
- Pravidelne kontrolujte výkazy miezd
Pravidelné preskúmanie správ o mzdách je dôležitým krokom pri zmierňovaní a odhaľovaní podvodov a nie je to niečo, čo by mal audítor robiť iba raz ročne. Mať kontrolné číslo z celkového počtu zamestnancov vo vašom stavebnom podnikaní umožňuje dobrý východiskový bod pre túto kontrolu.
Odtiaľ to môže byť také jednoduché ako skenovanie cez mená. Je potrebné poznamenať, že v záujme správnej segregácie by toto preskúmanie malo vykonať niekto iný, ako tí, ktorí môžu pridať nových zamestnancov alebo ukončiť prácu starých.
Ak sa vaša mzda často nemení, napríklad v prípadoch, keď sa počet zamestnancov normálne mení, pri každom spustení mzdy skontrolujte, či je v súlade s vašimi očakávaniami. Prezrite si podrobne všetky neobvyklé nálezy a zistite, čo možno očakávať od spustenia prehľadov.
- Využite preddefinované pravidlá posunu
Preddefinované pravidlá posunu obmedzujú časový rámec, v ktorom môžu pracovníci hodiny a bez práce. Ak sa o to pokúsia mimo preddefinovaného časového okna, systém ich nedovolí. Pravidlá môžu byť stanovené pre jednotlivcov, oddelenia alebo spoločnosť ako celok.
- Využívať autentifikáciu užívateľa
Overenie totožnosti používateľa vylučuje dierovanie kamarátov tým, že vyžaduje, aby pracovníci vyrábali jedinečný identifikátor, keď sa pohybujú smerom dovnútra a mimo neho. V závislosti od zložitosti systému a toho, či je schopný sa integrovať s akýmkoľvek hardvérom, napríklad skenerom, môže ísť o identifikačný znak, odtlačok prsta alebo dokonca fotografiu tváre pracovníka.
Pokiaľ ide o samotný mzdový systém, opýtajte sa svojho dodávateľa, či má nejaké funkcie, ktoré môžu automaticky označiť položky, ktoré s nimi môžu mať problémy. Tieto vlastnosti sú pomerne bežné.
Softvér by ste mali spárovať aj so zásadami dochádzky. Osvedčený postup napríklad vyžaduje, aby pracovníci, ktorí zmeškajú schválené okno na načasovanie alebo odchod, požiadali svojho manažéra o manuálne zadanie. Manažér môže skontrolovať okolnosti okolitého dôvodu, prečo bol tento zamestnanec predčasne alebo neskoro, a určiť, či má byť vstup povolený alebo nie.
- Prezrite si používateľské povolenia vášho systému
Mali by ste byť schopní obmedziť prístup každého používateľa výlučne na základe jeho potrieb, takže radoví pracovníci nemôžu meniť svoje platové sadzby. Možno budete môcť obmedziť aj to, kedy je možné zmeniť platové sadzby, napríklad po kontrole výkonnosti.
- Zbavte sa papierových šekov
Fyzické výplaty sa dajú ľahšie falšovať a ukradnúť ako ich digitálne náprotivky, takže ak ste tak ešte neurobili, zvážte cestu priamym vkladom alebo platbou kartou. Váš softvér by vám mal umožniť ľahkú zmenu spôsobov platby.
- Vytvorte hlásenia o výnimkách
Účtovný systém by mal byť navrhnutý s kontrolami, ktoré kladú červené vlajky na výsledky, ktoré sú mimo normálnych parametrov. Môže ísť napríklad o:
- Dodatky alebo vymazania miezd by mali generovať automatickú správu príslušnému dozornému orgánu.
- Platba nadčasov alebo stimulačných platov, ktorá je nad stanovenými parametrami, by mala vygenerovať správu o výnimkách.
- Dajte si pozor na zamestnancov bez odpočtov
Dobrým spôsobom, ako odhaliť zamestnancov duchov vo vašej stavebnej spoločnosti, je vyhľadať niekoho, kto má z jeho mzdy málo alebo žiadne zrážky. Páchateľ málokedy ide o ťažkosti s vytvorením úplnej sady zápisov výhod, najmä preto, že to zníži množstvo peňazí, ktoré môžu ukradnúť zamestnávateľovi.
- Manuálne rozdeľovanie výplat
Raz za čas by ste mali urobiť miesto pre manuálnu distribúciu šekových šekov vo vašej stavebnej spoločnosti. Tým, že poukazujete na manuálnu distribúciu šekov, má vaša organizácia lepšiu príležitosť odhaliť zamestnancov duchov.
- Analyzujte adresy alebo účty priameho vkladu
Ďalšou vecou, ktorú môžete vo svojej stavebnej spoločnosti urobiť, aby ste zabránili výskytu duchovných pracovníkov, je analýza adries alebo priamych vkladových účtov. V procese kontroly účtov a adries môže vaša organizácia identifikovať duplicitné čísla účtov, adresy alebo čísla sociálneho zabezpečenia pre viacerých zamestnancov.
- Analýza odpočtov z kontrol miezd
Ak sú na vašom výplatnom liste zamestnanci, ktorí nezrážajú daň alebo iné odpočty, môže ísť o duchovného zamestnanca. Analýzou priamych vkladov môžete obmedziť mzdovú agendu odstránením papierových výplat a možnosťou zmeny, falšovania a väčšej krádeže, hoci to nebráni nesprávnemu smerovaniu vkladov na neautorizované účty.
- Skontrolujte mzdové šeky, ktoré majú dvojité potvrdenie
Hoci väčšina z nich je legitímna, dva podpisy by mohli signalizovať falšovanie súhlasu odchádzajúceho zamestnanca, ktorý zlodej tiež schvaľuje a vkladá na svoj vlastný účet.
- Dávajte si pozor na rozpočtové rozdiely v nákladoch na mzdy
Vyššie náklady na prácu, ako sú stanovené v rozpočte, môžu naznačovať zamestnancov duchov.
- Použite oddelenie funkcií
Vo vašej stavebnej spoločnosti by ste sa mali uistiť, že veľa mzdových funkcií nie je pridelených jednej osobe. Zabezpečte, aby boli oddelené funkcie na prípravu miezd, vyplácanie a distribúciu. Malo by sa uplatňovať nasledujúcimi spôsobmi;
- Nikto by nemal mať možnosť pridať do mzdy nového zamestnanca, stanoviť mzdy, zadať čas a zaplatiť osobe.
- Medzi mzdovou knihou a zoznamom zamestnancov v oblasti ľudských zdrojov by sa malo vykonávať mesačné vyrovnanie niekým mimo mzdového oddelenia.
- Osoba oprávňujúca vykonanie kontroly by nemala byť oprávnená získavať tlačené kontroly.
- Funkcia mzdového účtovníctva by mala byť nezávislá od funkcie hlavnej knihy.
- IT by nemalo mať prístup k aplikačným programom v oblasti ľudských zdrojov alebo miezd.
18. Pravidelne prevádzkujte SSN všetkých zamestnancov prostredníctvom webovej stránky Správy sociálneho zabezpečenia - najmä tých, ktorí pracujú na citlivých pozíciách - a sledujte to pomocou kontroly na pozadí. Medzi ďalšie webové stránky na overenie totožnosti zamestnanca patrí E-verifikácia alebo webová stránka IRS. To by vám pomohlo vedieť, kto je kto.
19. Použite platobný systém, ktorý vyžaduje, aby sa zamestnanci identifikovali
Ak si to vyžaduje použitie elektronického systému švihnutia, skontrolujte, či tí istí dvaja ľudia neustále priťahujú svoje karty približne v rovnakom čase. To by mohlo naznačovať, že niekto švihne odznak druhej osoby bez toho, aby druhá osoba ohlásila prácu.
- Preskúmajte, ako sú hodiny zamestnancov konzistentné
Ak sa hodiny nikdy nemenia, môže ísť o červenú vlajku signalizujúcu zamestnanca duchov, pretože podvodník sa chce ubezpečiť, že sa na túto osobu nikto nepozerá, ani diktuje, čo sa deje.
záver
Aj keď pohroma duchovných pracovníkov sa nemusí čoskoro stratiť, uplatnením niekoľkých vyššie uvedených opatrení by ste zaistili, že svoju stavebnú spoločnosť zbavíte hrozby duchovných pracovníkov.