Nezáleží na tom, koľko ste strávili na poistení rôznych aspektov vášho podnikania; stále potrebujete plán na zabezpečenie kontinuity činnosti.
Plán kontinuity podnikania vám uľahčí zvládanie katastrofy a obnovenie prevádzkyschopnosti vašej spoločnosti v prípade nepredvídanej nešťastnej udalosti. S zavedeným plánom kontinuity podnikania by ste v prípade katastrofy nemuseli veľa prísť o potenciálne podniky, zákazníkov a zamestnancov. Mohli by ste pokračovať v podnikaní znova, akoby sa nič nestalo.
Plán kontinuity podnikania je jednou z najlacnejších foriem poistenia, ktoré môže mať spoločnosť, pretože by vás to nič nestojí. Avšak, bohužiaľ, veľa spoločností dáva prednosť tomuto životne dôležitému aspektu a zvyčajne sa neobťažujú, kým nebude príliš neskoro. Tu je niekoľko položiek z kontrolného zoznamu, ktoré by ste mali zahrnúť, aby ste si vytvorili svoj vlastný plán kontinuity podnikania.
Písanie plánu kontinuity podnikania - vzorová šablóna / kontrolný zoznam
1. Uveďte ciele a zámery plánu
Najprv musíte jasne analyzovať dôvod vytvorenia plánu kontinuity podnikania, ako aj ciele, ktoré chcete dosiahnuť. Hlavným cieľom vytvorenia plánu kontinuity podnikania je, samozrejme, pomôcť vašej spoločnosti odraziť sa čo najrýchlejšie v prípade, že ju zasiahne katastrofa. Mali by ste to uviesť v pláne kontinuity podnikania (BCP), ako aj o povahe potenciálnych katastrof.
2. Záložný personál
Ďalej by ste mali vytvoriť zoznam personálu, ktorý bude zodpovedný za rozhodovanie alebo bude plniť dôležité úlohy v prípade katastrofy. Niektoré pracovné funkcie sú príliš dôležité na to, aby z akéhokoľvek dôvodu zostali prázdne, pretože ich uvoľnenie môže viesť k ďalším problémom s pokračujúcou existenciou spoločnosti. Mali by ste identifikovať takéto pozície a vytvoriť zoznam osôb, ktoré by tieto miesta obsadili, spolu s ich kontaktnými adresami, e-mailovými adresami a telefónnymi číslami a všetkými ďalšími potrebnými kontaktnými informáciami.
3. Externé kontakty
Okrem interných kritických pozícií sú niektoré externé pozície vysoko kritické - napríklad obchodní konzultanti, právnici spoločnosti a účtovníci, bankári a konzultanti informačných technológií. Väčšinou by to mali byť ľudia, ktorí sú nápomocní a mohli by pomôcť podniku rýchlo sa odraziť. Mali by ste vytvoriť zoznam takýchto ľudí, ako aj ich kontaktné adresy a zahrnúť ich do svojho plánu kontinuity podnikania.
4. Vybavenie
To isté urobte aj pre kritické vybavenie. Existujú nejaké stroje alebo zariadenia, ktoré sú rozhodujúce pre fungovanie vášho podnikania? Existuje nejaký špeciálny softvér, ktorý obsahuje dôležité obchodné údaje ? Mali by ste si vytvoriť zoznam takýchto zariadení a softvéru. Ak existujú aj zálohy mimo lokality, mali by sa zahrnúť aj tieto zálohy.
5. Obchodné dokumenty
Každá spoločnosť má niekoľko dôležitých dokumentov a obchodných dokumentov, ako sú jej zakladajúce dokumenty, daňové osvedčenia, bankové údaje, nájomné zmluvy a informácie o zamestnancoch. V prípade katastrofy, napríklad požiaru alebo povodne, sa tieto dokumenty môžu stratiť, čo vedie k ďalším komplikáciám pre podnikanie. Ako plánujete riešiť stratu dokumentov v prípade katastrofy ? Mali by ste to zahrnúť aj do svojej BCP.
6. Pohotovostné vybavenie
Predpokladajme, že produkčná spoločnosť stráca všetky dôležité vybavenie a stroje, ktoré používa na výrobu svojho tovaru. Spoločnosť by samozrejme tieto zariadenia a stroje poistila, ale poisťovňa vám nezaplatí v ten istý deň, keď podáte svoje pohľadávky, však? Nechali by ste potom svojich zákazníkov visieť a dovolili by ste svojim konkurentom prevziať sa, keď by ste sa znova chceli spojiť ? Musíte vytvoriť plán pre pohotovostné zariadenie, ktoré by sa mohlo použiť na pokračovanie v prevádzke, až kým nebudete môcť znova začať pracovať úplne.
7. Pohotovostné miesto
Kam by ste svoje podnikanie presunuli dočasne pre prípad, že by ste stratili svoje súčasné obchodné priestory? Môžu vaši zamestnanci pracovať z domu až do času, keď môžete obnoviť svoju polohu ? To sú veci, ktoré musíte preskúmať a podrobne vysvetliť, ako sa s nimi bude narábať, ak sa vyskytnú takéto situácie.
8. Zoznam inštrukcií
Mal by existovať aj zoznam inštrukcií, ktorý obsahuje niekoľko zásadných zodpovedností, ktoré sa majú riešiť v čase katastrofy a ako by sa s nimi malo zaobchádzať. Napríklad by mala existovať podrobná inštrukcia o tom, ako kontaktovať svoju poisťovňu s cieľom informovať ju o katastrofe, ako aj o tom, ako podať žiadosť o poistenie. Toto by sa malo robiť pre každú kľúčovú zodpovednosť v spoločnosti.
9. Dokumentácia vášho plánu kontinuity podnikania
Po dokončení písania plánu kontinuity podnikania sa uistite, že je dokumentovaný v papierovej aj tlačenej podobe. Na mäkké kópie by ste mohli použiť cloudové úložisko a zálohy mimo pracoviska. Pokiaľ ide o tlačené kópie, ubezpečte sa, že každý kľúčový personál by mal nielen kópiu, ale aj pochopil, čo s ňou robiť.
Aj keď je plán na zabezpečenie kontinuity podnikania jednoduchý a mal by byť niečo, s čím si môžete prísť sám, môžete zvážiť prijatie konzultanta, ktorý vám ho vybaví, ak to bude pre vás náročné.