Podľa prieskumu si asi 50 percent zamestnancov myslí, že stretnutia sú najväčšou stratou času počas práce - a zabijakom číslo jedna v produktivite.
Nehovoríme tu o konferenciách, seminároch a schôdzach správnych rád, ktoré sú zvyčajne dobre naplánované. Hovoríme o tých interných stretnutiach zamestnancov, ktoré zvyčajne trvajú celé hodiny, ale nie vždy sú potrebné.
Je pravda, že obchodné stretnutia poskytujú cestu na prediskutovanie dôležitých otázok o spoločnosti a všetkom, čo s ňou súvisí, ale tieto stretnutia majú tú nevýhodu, že zabíjajú produktivitu zamestnancov aj vedúcich pracovníkov. Toto vysvetľuje, prečo odborníci odporúčali zrušenie väčšiny obchodných stretnutí ako spôsob zvýšenia produktivity. Tu je 10 dôvodov, prečo obchodné rokovania zabíjajú produktivitu:
10 dôvodov, prečo obchodné stretnutia zabíjajú produktivitu
1. Obchodné rokovania strácajú čas
Ako už bolo uvedené, väčšina obchodných stretnutí zaberá značnú časť pracovného času zamestnanca, takže im zostáva veľmi málo času na dokončenie dôležitých úloh. Pre vedúcich pracovníkov je to ešte horšie - viac ako polovica času v práci sa trávi na jednom stretnutí alebo na druhom stretnutí so zamestnancami alebo zainteresovanými stranami, ako sú zákazníci, dodávatelia a obchodní partneri. V skutočnosti je jednou z charakteristických čŕt moderných obchodných manažérov to, že väčšinu času trávia na obchodných rokovaniach.
2. Väčšina obchodných stretnutí nevytvára žiadny akčný plán
Po stretnutí by mal existovať akčný plán, ktorý načrtne a vysvetlí dôležité kroky, ktoré je potrebné prijať. Väčšina stretnutí však nanešťastie končí bez tohto druhu plánu. A to vedie k usporiadaniu následných stretnutí s cieľom prehodnotiť problémy, s ktorými by sa inak malo postupovať. Čím viac stretnutí sa zamestnanci a riadiaci pracovníci zúčastňujú, tým viac času na prácu strácajú.
3. Väčšina obchodných rokovaní nie je pripravená
Väčšina obchodných stretnutí je zvolaná, keď je zrejmé, že organizátor nemá pre schôdzky nič spoločné. Chcú len hovoriť o niečom, zanedbávajúc skutočnosť, že je to číra strata drahocenného času. Bez pevného plánu toho, o čom sa bude rokovať na stretnutí a na ako dlho sa bude stretnutie konať, sa bude diskutovať o zbytočných otázkach ( a ďalšie stretnutie sa naplánuje aj na zvyšky ) a nedosiahne sa nič pozitívne.
4. Otázky prerokované na poslednej schôdzi sa preskúmajú
Toto je jeden z najbežnejších dôvodov, prečo obchodné rokovania trvajú dlhšie ako obvykle. Otázky, ktoré sa objavili alebo prediskutovali na predchádzajúcom stretnutí, sa mali vopred rozšíriť a prečítať. Toto urobí z jedného obchodného stretnutia výstižné pokračovanie predchádzajúceho - nie je to zbytočne zbytočné opakovanie predchádzajúceho. Takže vždy si z programu schôdzky vymyslite nezmysel „ Čítanie zápisov z poslednej schôdze “.
5. Obchodné stretnutia sa niekedy rozdelia na čiastkové stretnutia
Sú chvíle, keď obchodné stretnutie vyvolá ďalšie nové diskusie a diskusie. Aj keď je celkom bežné, že sa takéto nové nápady alebo problémy objavia počas stretnutia, spoločná chyba, ktorá im umožňuje zmeniť smer stretnutia, vedie k predĺženiu času na stretnutie a neproduktívnym stretnutiam. A pre každé stretnutie, ktoré neprináša dobré výsledky, príde oveľa viac, kým sa nedosiahne prijateľný cieľ.
6. Ľudia sa stretávajú na obchodných rokovaniach
Obchodné stretnutia zabíjajú produktivitu, pretože trvajú dlhšie ako obvykle. Jedným z dôvodov, prečo si vyžadujú dlhší čas, je zbytočné socializácia medzi účastníkmi. Ľudia sa pýtajú svojich kolegov na to, čo robili cez víkend, keď sa takéto otázky mohli položiť počas obeda.
7. Niektoré body stretnutí sa opakujú z hlúpeho dôvodu
Ďalším dôvodom, prečo si väčšina obchodných stretnutí vyžaduje príliš veľa času, je zbytočné opakovanie toho, o čom sa diskutovalo, takže niekto, kto prišiel na stretnutie alebo nebol na poslednom stretnutí, by pochopil, odkiaľ toto stretnutie smeruje. Je to jemný spôsob, ako zanedbať dôležitosť času ostatných ľudí. Bez ohľadu na to, aký dôležitý je jednotlivec pre firmu, mal by existovať alternatívny spôsob, ako im povedať o tom, čo na stretnutí premeškali.
8. Väčšina stretnutí je brainstorming
Ak podnik potrebuje dosiahnuť určitý cieľ a potrebuje od zamestnancov a vedúcich pracovníkov nápady, ako dosiahnuť tento cieľ, možno na to zvolať obchodné stretnutie. Avšak tam, kde sa väčšina obchodných organizátorov mýli, je využiť stretnutie ako cestu na vymýšľanie nových nápadov. To by si vždy vyžadovalo čas, najmä preto, že väčšina zamestnancov musí brainstorming pre nápady na mieste - niečo, na čo neboli pripravení. V ideálnom prípade by sa program mal komunikovať s účastníkmi, takže každý má svoje vlastné nápady.
9. Technológia predlžuje väčšinu stretnutí
Väčšina obchodných stretnutí je neprimerane predlžovaná potrebou opraviť projektor alebo potrebou vyhľadať na webe nejaké informácie alebo potrebou organizátora prijať hovor. Všetky tieto veci zvyšujú celkový čas strávený na obchodných rokovaniach.
10. Väčšina obchodných stretnutí sa koná na informačné účely: Obchodné rokovania by sa mali konať na účely rozhodovania. Čítanie nepotrebných informácií z prezentácie v PowerPointe alebo rozprávanie o histórii spoločnosti stratí čas.